FAQ's Hotel365
Schnelle Antworten. Klare Lösungen.

Hotel365 eignet sich für Hotels jeder Größe – vom kleinen Familienbetrieb bis zum großen Resort.

Ob Stadthotel, Wellnesshotel, Apartmenthaus, Frühstückspension oder Hotelgruppe – Hotel365 kann individuell an die Anforderungen und Arbeitsabläufe des jeweiligen Betriebs angepasst werden.

Hotels nutzen Hotel365, um interne Abläufe effizienter zu gestalten, die Kommunikation zwischen den Abteilungen zu verbessern und Aufgaben digital zu organisieren. Dadurch werden Informationen schneller weitergegeben und Arbeitsprozesse transparenter und zeitsparender.

Hinter Hotel365 steht ein Unternehmen mit langjähriger Erfahrung in der Digitalisierung von Hotels. Das Know-how aus der engen Zusammenarbeit mit Hoteliers bildet die Grundlage für die kontinuierliche Weiterentwicklung von Hotel365. Der Sitz von Hotel365 befindet sich in Bozen (Südtirol); von dort aus werden Hotels in Italien, Deutschland und Österreich betreut.  

Hotel365 kann sowohl über die Webanwendung als auch über die mobile App genutzt werden.

Die Webversion eignet sich besonders für die Rezeption, Gouvernanten sowie Mitarbeitende mit Planungs- und Verwaltungsaufgaben. Sie kann bequem am PC oder Tablet verwendet werden und bietet einen umfassenden Überblick über alle Abläufe.

Die App wurde speziell für Mitarbeitende entwickelt, die täglich Aufgaben erledigen und miteinander kommunizieren. Für das Housekeeping empfehlen wir den Einsatz eines Tablets, das am Reinigungswagen mitgeführt wird. Hausmeister und Techniker nutzen Hotel365 in der Regel über ein Smartphone. Die App ist sowohl für Android- als auch für Apple-Geräte verfügbar.

Mit Hotel365 werden tägliche Arbeitsabläufe zentral digital verwaltet. Neben der Zimmerreinigung werden auch Aufgaben, Checklisten, Defekte und interne Informationen auf einer gemeinsamen Plattform erfasst.

Alle Abteilungen arbeiten mit aktuellen Informationen in Echtzeit. Erledigte Aufgaben werden dokumentiert, offene Arbeiten bleiben jederzeit nachvollziehbar und Verantwortlichkeiten sind klar ersichtlich. Dadurch werden Missverständnisse reduziert, Papierlisten ersetzt und wichtige Aufgaben nicht mehr vergessen.

Hotel365 wird kontinuierlich weiterentwickelt und regelmäßig um neue Funktionen erweitert. Aktuell arbeiten wir unter anderem an folgenden Entwicklungen:

• Lost & Found: Verwaltung gefundener Gegenstände inklusive Fundort, Reservierungsnummer, Beschreibung, Fotos und Versandstatus.
• Tischplan: Eine digitale Lösung zur besseren Organisation und Planung im Servicebereich.
• Wissensbasis: Eine zentrale Plattform für Anleitungen, Dokumentationen und wichtige Informationen, die insbesondere die Einarbeitung neuer Mitarbeitender erleichtert.
• Erweiterte Rollen und Berechtigungen: Noch individuellere Zugriffsrechte für Aufgaben, Defekte, Unterhaltungen und weitere Funktionen, damit jede Person genau die Berechtigungen erhält, die sie für ihre Arbeit benötigt.

Housekeeping-Mitarbeitende erhalten ihre Aufgaben direkt auf dem Smartphone oder Tablet. Zimmerstatus können in Echtzeit aktualisiert werden, wodurch die Zusammenarbeit mit Rezeption und Management deutlich vereinfacht wird

Ja. Mit Hotel365 sieht die Rezeption den aktuellen Status jedes Zimmers in Echtzeit. Es ist jederzeit ersichtlich, ob ein Zimmer noch gereinigt werden muss, aktuell gereinigt wird oder bereits fertiggestellt wurde. Dadurch können Anfragen von Gästen schneller beantwortet, Zimmer effizienter vergeben und Arbeitsabläufe zwischen Rezeption und Housekeeping besser koordiniert werden.  Dadurch werden Wartezeiten reduziert und Zimmer schneller für anreisende Gäste verfügbar.

Ja. Hotel365 zeigt dem Housekeeping in Echtzeit, welche Gäste bereits ausgecheckt haben oder sich beim Frühstück befinden. Dadurch können Zimmer früher gereinigt und schneller freigegeben werden. Die Rezeption sieht den aktuellen Zimmerstatus jederzeit und kann Gäste schneller einchecken. Das reduziert Wartezeiten und verbessert die Abläufe zwischen den Abteilungen.

Ja. Mit Hotel365 können wichtige Gästeinformationen zentral hinterlegt werden.

Dazu gehören beispielsweise Geburtstage, Hochzeitstage oder individuelle Wünsche. Zusätzlich können über Checklisten besondere Anforderungen wie Babybetten, Hundekörbchen oder weitere Sonderwünsche automatisch angezeigt werden. Dadurch können Mitarbeitende diese Informationen direkt bei der Zimmerreinigung oder Vorbereitung berücksichtigen und den Gästen einen noch besseren Service bieten.

Mit Hotel365 können Aufgaben gezielt einzelnen Mitarbeitenden, Teams oder ganzen Abteilungen zugewiesen werden. Dadurch ist jederzeit klar, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. Anstatt Informationen auf Zetteln zu notieren, die verloren gehen oder übersehen werden können, werden alle Aufgaben zentral digital erfasst und dokumentiert. So werden Missverständnisse reduziert, Fehler vermieden und Arbeitsabläufe effizienter organisiert.

Ja. Alle Aufgaben werden dokumentiert und ihr aktueller Status ist jederzeit sichtbar. Dadurch entsteht mehr Transparenz im Arbeitsalltag.

Durch die Digitalisierung von Aufgaben, Kommunikation und Zimmerstatus erhalten alle Beteiligten aktuelle Informationen auf einer zentralen Plattform. Das reduziert Rückfragen und vereinfacht die tägliche Zusammenarbeit.

Ja. Mit dem flexiblen Rollen- und Berechtigungssystem von Hotel365 können Hotels individuell festlegen, welche Informationen und Funktionen für einzelne Mitarbeitende, Teams oder Abteilungen sichtbar sind. So erhält beispielsweise das Housekeeping andere Zugriffsrechte als die Rezeption oder das Management.

Dadurch sieht jeder Mitarbeitende nur die Informationen, die für seine tägliche Arbeit relevant sind. Das sorgt für mehr Übersicht, klare Verantwortlichkeiten und eine sichere Verwaltung von Daten und Arbeitsabläufen. 

Hotel365 unterstützt Hotels dabei, vorhandene Ressourcen effizienter einzusetzen und tägliche Arbeitsabläufe besser zu organisieren. Aufgaben werden klar zugewiesen, Informationen in Echtzeit weitergegeben und Zuständigkeiten transparent dargestellt.

Dadurch reduziert sich der Zeitaufwand für Abstimmungen und Rückfragen, Fehler werden minimiert und die Bearbeitung von Aufgaben kann besser kontrolliert werden. Vorgesetzte und Abteilungsleiter sehen jederzeit, welche Aufgaben bereits erledigt wurden und wo noch Handlungsbedarf besteht.

Durch weniger Wartezeiten zwischen den Abteilungen und effizientere Abläufe bleibt den Mitarbeitenden mehr Zeit für das Wesentliche: die Betreuung und den Service für ihre Gäste.

Sobald eine neue Aufgabe oder ein Defekt zugewiesen wird, erhalten die zuständigen Mitarbeitenden eine Benachrichtigung auf ihrem Smartphone oder Tablet.

Dadurch werden neue Aufgaben sofort sichtbar und können ohne Verzögerung bearbeitet werden.

Mit Hotel365 werden Informationen zentral verwaltet und gehen nicht in Chatverläufen oder auf Notizzetteln verloren. Aufgaben, Nachrichten und Zimmerstatus sind jederzeit nachvollziehbar und für die zuständigen Mitarbeitenden sofort sichtbar. Gleichzeitig reduziert sich die Kommunikation über private Chats, wodurch Ablenkungen minimiert werden und sich Mitarbeitende besser auf ihre Aufgaben konzentrieren können.

Die Chatfunktionen lassen sich flexibel an die Organisationsstruktur des Hotels anpassen. Chats können für einzelne Mitarbeitende, bestimmte Teams oder ganze Abteilungen eingerichtet werden. Dadurch erhalten nur die jeweils relevanten Personen Zugriff auf Informationen, während die interne Kommunikation übersichtlich, strukturiert und effizient bleibt. 

Hotel365 verfügt über eine integrierte Übersetzungsfunktion in 32 Sprachen. Nachrichten, Aufgaben und Informationen werden automatisch in die bevorzugte Sprache des jeweiligen Mitarbeitenden übersetzt. Jeder Mitarbeitende kann dabei in seiner eigenen Sprache schreiben, während die empfangende Person die Nachricht automatisch in ihrer bevorzugten Sprache angezeigt bekommt. So wird die Kommunikation zwischen internationalen Teams vereinfacht, Missverständnisse werden reduziert und Informationen können unabhängig von Sprachbarrieren effizient ausgetauscht werden.  

Hotel365 verfügt über eine integrierte Übersetzungsfunktion und unterstützt 32 Sprachen, darunter Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch, Niederländisch, Polnisch, Rumänisch, Russisch, Türkisch, Chinesisch, Japanisch, Koreanisch sowie viele weitere europäische und internationale Sprachen. Jeder Mitarbeitende kann dabei in seiner bevorzugten Sprache kommunizieren. Nachrichten, Aufgaben und Informationen werden automatisch in die jeweils eingestellte Sprache der empfangenden Person übersetzt. So können beispielsweise Mitarbeitende auf Deutsch schreiben, während ihre Kolleginnen und Kollegen dieselbe Nachricht auf Polnisch, Rumänisch oder einer anderen bevorzugten Sprache erhalten. Dadurch werden Sprachbarrieren reduziert, Missverständnisse vermieden und die Zusammenarbeit in internationalen Teams deutlich vereinfacht.  

Hotel365 verbindet Housekeeping, Rezeption, Service, Technik und Management auf einer gemeinsamen Plattform. Informationen werden in Echtzeit weitergegeben und stehen allen berechtigten Mitarbeitenden sofort zur Verfügung. Dadurch entfällt die aufwendige Suche nach Kolleginnen und Kollegen, die telefonisch oder über private Nachrichten oft schwer erreichbar sind. Aufgaben, Meldungen und wichtige Informationen gelangen direkt an die zuständigen Personen, wodurch Abläufe beschleunigt, Reaktionszeiten verkürzt und die Zusammenarbeit im gesamten Hotel verbessert werden.

Die Einführung von Hotel365 kann in der Regel innerhalb kurzer Zeit erfolgen. Der genaue Aufwand hängt von der Größe des Hotels sowie den gewünschten Funktionen und Integrationen ab. Die Einrichtung wird von einem Hotel365-Techniker vorgenommen, der im Vorfeld alle relevanten Anforderungen und Prozesse mit dem Hotel abstimmt. Anschließend wird das System individuell konfiguriert und an die jeweiligen Abläufe angepasst. Nach der Einrichtung erhalten die Mitarbeitenden praxisnahe Schulungen, sodass Hotel365 schnell und effizient im Arbeitsalltag eingesetzt werden kann.

Hotel365 arbeitet hauptsächlich mit der Hotelsoftware ASA zusammen. Durch unsere langjährige Erfahrung mit ASA und den täglichen Support im Hotelbetrieb können wir eine optimale Integration gewährleisten.

Auch wenn ein anderes Property-Management-System (PMS) verwendet wird, prüft das Hotel365-Team gerne die Anbindung gemeinsam mit dem zuständigen Softwarepartner.

Durch die Integration können beispielsweise Minibar-Verbräuche direkt vom Housekeeping in das PMS übertragen werden. Dadurch werden Leistungen zuverlässig erfasst und können unmittelbar verrechnet werden. 

Nein. Hotel365 kann flexibel an bestehende Arbeitsabläufe angepasst werden und unterstützt Hotels dabei, Prozesse digital und effizient abzubilden. Gemeinsam mit dem Hotel analysieren wir die bestehenden Abläufe und versuchen, die Lösung so zu gestalten, dass sich Mitarbeitende und Führungskräfte möglichst wenig umstellen müssen.

Dennoch bedeutet die Einführung einer digitalen Plattform immer eine Veränderung im Arbeitsalltag. Unsere Erfahrung zeigt jedoch, dass diese Umstellung bereits nach kurzer Zeit als deutliche Erleichterung wahrgenommen wird. Nach einigen Wochen möchten die meisten Teams nicht mehr auf die Vorteile von Hotel365 verzichten, da Informationen schneller verfügbar sind, die Kommunikation einfacher wird und viele tägliche Abläufe effizienter gestaltet werden können. 

Hotel365 bietet persönlichen Support an 365 Tagen im Jahr. Unsere Servicetechniker sind täglich von 7 bis 22 Uhr erreichbar.

Ja. Viele Weiterentwicklungen von Hotel365 entstehen direkt aus den Anregungen und dem Feedback unserer Kunden. Wir legen großen Wert auf den Austausch mit Hotels und freuen uns über Verbesserungsvorschläge, neue Ideen und Anregungen aus der täglichen Praxis.

Unsere Produktentwicklung orientiert sich an den tatsächlichen Bedürfnissen der Hotellerie. Deshalb werden Kundenwünsche regelmäßig geprüft und – wenn sie einen Mehrwert für die Branche schaffen – in die Weiterentwicklung von Hotel365 integriert. Darüber hinaus arbeiten wir kontinuierlich an neuen Funktionen und Erweiterungen, von denen sich bereits viele in der Entwicklung befinden und in Zukunft zur Verfügung stehen werden.

Hotel365 wird kontinuierlich weiterentwickelt und an die Anforderungen moderner Hotelbetriebe angepasst.

Die Kosten von Hotel365 richten sich nach der Größe des Hotels sowie den gewünschten Funktionen und Anforderungen. Dadurch erhalten Hotels eine Lösung, die optimal zu ihrem Betrieb passt.

Unser Sales-Team erstellt Ihnen gerne ein unverbindliches Angebot, das individuell auf Ihr Hotel zugeschnitten ist. Gerne können Sie auch eine kostenlose und unverbindliche Produktvorstellung buchen, um Hotel365 kennenzulernen und offene Fragen direkt mit unseren Experten zu besprechen.